Panduan Guru: Mengisi Absensi Mata Pelajaran Tanpa Bentrok Jadwal

Absensi gerbang menjawab pertanyaan "apakah siswa sampai di sekolah". Absensi mata pelajaran menjawab pertanyaan yang berbeda: "apakah siswa mengikuti pelajarannya". Dua-duanya diperlukan, dan keduanya tidak saling menggantikan.

Mengapa keduanya dipisah

Seorang siswa bisa lolos pemindaian di gerbang pada pukul tujuh, lalu tidak hadir di kelas pada jam ketiga. Bila sekolah hanya mencatat kehadiran gerbang, siswa itu akan tampak hadir penuh sepanjang hari.

Pemisahan ini juga melindungi guru. Ketika ada pertanyaan mengenai kehadiran seorang siswa pada mata pelajaran tertentu, catatannya spesifik: jam keberapa, mata pelajaran apa, dan siapa yang mencatatnya.

Langkah pengisian

Buka menu jadwal, lalu pilih kelas dan jam yang sedang berlangsung. Daftar siswa akan muncul dengan status bawaan hadir, karena pada umumnya sebagian besar siswa memang hadir. Ubah hanya siswa yang statusnya berbeda, lalu simpan.

Menyimpan lebih dari sekali pada jam yang sama tidak membuat catatan ganda. Sistem memperbarui baris yang sudah ada, sehingga koreksi setelah pelajaran selesai tetap aman dilakukan.

Ketika guru piket menggantikan

Bila guru mata pelajaran berhalangan, guru piket dapat mengisi absensi untuk jam tersebut. Nama pencatat yang tersimpan adalah nama guru piket, bukan guru mata pelajaran.

Ini disengaja. Ketika orang tua bertanya siapa yang menandai anaknya tidak hadir, jawabannya harus orang yang benar-benar berada di kelas saat itu.

Sesi berjam ganda

Mata pelajaran yang berlangsung tiga jam berurutan diperlakukan sebagai satu sesi. Pemberitahuan kepada orang tua dikirim satu kali setelah jam terakhir sesi itu selesai, bukan tiga kali.

Karena itu, bila Anda mengisi absensi di tengah sesi, pemberitahuan belum akan keluar. Sistem menunggu sampai jam terakhir sesi berakhir agar daftar jam dalam pesan tidak terpotong.

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Mengisi absensi pada kelas yang benar tetapi jam yang salah, biasanya karena jadwal berubah mendadak tanpa diperbarui di sistem.
• Menandai seluruh kelas alpha karena pelajaran ditiadakan. Untuk hal ini gunakan keterangan kegiatan, bukan alpha, agar tidak memengaruhi skor kehadiran siswa.
• Menunda pengisian sampai akhir pekan. Selain memberatkan, orang tua kehilangan kesempatan menanyakan hal itu pada hari yang sama.